PARTES Y ESTRUCTURA 

Denominación del documento y número

A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Encabezamiento
El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.

 Lugar de origen y fecha de la reunión
Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha. La hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria.

Hora
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

Lugar
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

Asistentes
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

Representaciones
En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

• En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.
•  En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.
•  En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe escribirse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante.

Ausentes
Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlínea libre del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Orden del día
Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlíneas libres.

 Desarrollo

En la redacción de actas, se sigue un formato específico: la palabra DESARROLLO: se escribe con mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo y a una o dos interlíneas del encabezado anterior. Cada tema se numera con cifras arábigas, se separa con dos interlíneas libres y su contenido se escribe con interlineado sencillo y doble entre párrafos.

Las actividades típicas incluyen:

• Verificación del quórum según las normas internas.
• Lectura, discusión y aprobación del acta anterior, anotando cambios.
• Registro de los temas del orden del día, destacando decisiones.
• Proposiciones y varios, como cierre habitual.

Compromisos
Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones.

Convocatoria
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlíneas libres del último renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

 Firmas, nombres y cargos

Los nombres completos de los firmantes se escriben en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de 4 a 5 interlíneas libres desde la última línea del acta. El cargo va una línea debajo del nombre, con mayúscula inicial y alineado a la izquierda.

Se ubican según jerarquía: el de mayor rango a la izquierda y los demás en el mismo renglón hacia la derecha. Si hay varios firmantes, se distribuyen en pares, en orden alfabético por apellido. Si el número es impar, el último nombre se centra. Si se requieren más hojas, se escribe "Pasan firmas:" en el margen inferior derecho.