QUE ES

Una carta, según la GTC 185, es un documento escrito que se utiliza para comunicar algo importante de forma formal, ya sea entre personas, empresas o instituciones.

PARA QUE SE UTILIZA 

Se pueden utilizar para muchos temas a manejar, por ejemplo:

•  Hacer solicitudes (pedir algo). Informar (dar noticias o datos).
• Hacer reclamos (cuando algo no está bien).

• Dar agradecimientos o felicitaciones.
•  regular o aclarar una situación.
• tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
• Dar respuesta a una comunicación recibida.
• Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
• Impugnar o corregir una situación.
• Confirmar eventos ocurridos o pendientes .
• Hacer llamados de atención, etc. 

Código 
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
Lugar de origen y fecha de elaboración 
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
Destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se sugiere dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión del documento. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de comunicación. Es fundamental dirigirlos de forma personalizada a un funcionario específico; si no se conoce el nombre, se debe dirigir a la dependencia u oficina correspondiente. Está compuesto por los siguientes elementos:

• Denominación
  Se escribe en la primera interlinea libre.
• Nombre del destinatario
  Se ubica en la segunda interlinea libre.
• Cargo
   Se ubica en la tercera interlinea libre. Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
• Organización
   Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, utilizando la denominación más conocida: razón social, sigla o acrónimo. Si se usa el nombre completo, debe escribirse con mayúscula inicial o sostenida, según el registro oficial, incluyendo denominaciones como Ltda. o S.A. Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, salvo que la organización las haya registrado de otra forma.
• Dirección
  Según el medio utilizado para enviar la comunicación, en este espacio se debe escribir la dirección con su nomenclatura, el apartado, fax o correo electrónico. No se deben usar abreviaturas. Se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura del número. Si la dirección incluye información adicional como bloque, interior o apartamento, estas palabras deben escribirse completa
• Nombre del lugar de origen
  Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.

• País

  Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.